نحوه فعال سازی پاسخ خودکار SmarterMail

پاسخ خودکار SmarterMail

پاسخ خودکار به ایمیل‌ها یکی از پرکاربردترین ویژگی‌های SmarterMail است. این ویژگی در اسمارتر میل Autoresponder نام دارد. هر اکانت اسمارترمیل بخشی به نام Autoresponder دارد که از طریق آن می‌توانید پاسخ خودکار یا همان جواب خودکار را مشخص و فعال کنید. همچنین می‌توانید در کنار متن دلخواه خود، لوگو (Logo) نیز اضافه کنید. در ادامه به شما توضیح می‌دهیم که چگونه از ویژگی پاسخ خودکار Smartermail استفاده کنید.

پاسخ خودکار SmarterMail چیست؟

اسمارتر میل (SmarterMail) نوعی سرویس ایمیل ابری (Cloud Email) است که توسط شرکت گوگل ارائه می‌شود. این سرویس به کاربران اجازه می‌دهد تا با استفاده از آدرس ایمیل خود، پیام‌های ایمیل خود را در یک محیط آنلاین مدیریت کنند. این سرویس ایمیل ابری دارای ویژگی به‌نام پاسخ خودکار (Auto Responder) است که در ادامه با این ویژگی بیشتر آشنا خواهیم شد.

پاسخ خودکار یک پاسخ از پیش نوشته شده است که به صورت خودکار هنگام دریافت ایمیل از سوی کاربر، ارسال می‌شود. این ویژگی از آنجایی که سرعت را بسیار افزایش می‌دهد، بسیار محبوب است. همچنین در زمان تعطیلات می‌تواند پاسخگوی کاربران باشد. به‌طور مثال، محتوای پاسخ خودکار در زمان تعطیلات نوروز می‌تواند این باشد: “ضمن عرض تبریک سال نو به شما کاربر گرامی، شرکت X از تاریخ ۱ فروردین تا ۵ فروردین تعطیل است و از تاریخ ۶ فروردین پاسخگوی شما خواهیم بود.”

SmarterMail دو نوع پاسخ خودکار ارائه می‌دهد: یکی برای کاربران دامنه ایمیل و دیگری برای همه. به‌طور مثال اگر بخواهید پاسخ خودکاری را به کارمندان خود که به اسمارترمیل دسترسی دارند ارسال کنید، می‌توانید از نوع ارسال به کاربران دامنه ایمیل اقدام کنید. در صورتی که نیاز به ارسال پیام خودکار به مشتریان خود داشتید، می‌توانید از گزینه ارسال به همه استفاده کنید.

لازم است بدانید که پاسخ خودکار اسمارترمیل تنها یکبار در روز به ازای هر فرستنده ارسال می‌شود. این بدان معناست که اگر چندین ایمیل از یک فرد در یک دوره 24 ساعته دریافت کنید، آن آدرس ایمیل تنها یکبار پاسخ دریافت خواهد کرد. این کار از اینباکس اسپمینگ (inbox spamming) و همچنین از احتمال ایمیل لوپ (email loops) جلوگیری می‌کند.

مطلب مرتبط بررسی اهمیت تگ های b و strong در سئو

مزایای استفاده از Auto Responder اسمارترمیل

۱. مدیریت بهتر زمان: با فعال‌کردن پاسخ‌ خودکار SmarterMail، می‌توانید در تعطیلات، مرخصی یا هر زمان دیگری که در دسترس نیستید، به پیام ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید پاسخ دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا بهتر زمان خود را مدیریت کنید و بدون نگرانی از پاسخ دادن به همه پیام‌های دریافتی، به فعالیت‌های دیگر خود بپردازید.

۲. افزایش کیفیت و رضایت مشتریان: با ارسال یک پاسخ خودکار، به تمام لیست ایمیل‌ خود اعلام می‌کنید که هرچند نمی‌توانید در حال حاضر به پیام آنها پاسخ دهید، اما این امر در دستور کار شما قرار دارد و در اسرع وقت به آن‌ها پاسخ خواهید داد که این کار به رضایت مشتریان شما کمک می‌کند.

۳. بهبود سازماندهی و کارایی: با ارسال یک پاسخ خودکار به همه پیام‌های دریافتی، می‌توانید در کوتاه مدت، سازماندهی و کارایی بیشتری داشته باشید. به عنوان مثال، با استفاده از پاسخ خودکار اسمارترمیل، می‌توانید به هر گروه از افراد بسته به نوع پیام دریافتی، پاسخ‌های متفاوتی را ارسال کنید. همچنین، با پیکربندی پاسخ‌های خودکار برای سوالات متداول، می‌توانید به سرعت به سوالات مشتریان پاسخ دهید و تعداد پرسش‌های تکراری را کاهش دهید.

۴. افزایش بهره‌وری: با فعال‌کردن پاسخ‌ خودکار، می‌توانید به بررسی پیام‌های دریافتی خود در زمان مناسب‌تری بپردازید. با این کار، نیاز به پرداخت زمان برای پاسخ به همه پیام‌ها در لحظه‌ای که در دسترس هستید، کاهش می‌یابد و به شما اجازه می‌دهد برای پاسخ به پیام‌ها، زمان مناسبی را اختصاص دهید.

۵. توسعه کسب‌وکار: با استفاده از ویژگی پاسخ خودکار، شما می‌توانید به سرعت و با کیفیت بالا به پیام‌های مشتریان و مخاطبانتان پاسخ دهید. این امر به شما کمک می‌کند تا به مشتریانتان اطمینان دهید که به درستی به آنها رسیدگی می‌کنید و این موضوع، بهبود روابط با مخاطبانتان را فراهم می‌کند که در نهایت به رشد کسب‌وکار شما کمک خواهد کرد.

مطلب مرتبط آموزش کار با گوگل آنالیتیکس (Google Analytics)

در کل، استفاده از پاسخ‌ خودکار SmarterMail، به شما کمک می‌کند در عین حال که رضایت مشتریان و بهره‌وری را افزایش می‌دهید، زمان بیشتری را به مدیریت و بهبود کسب‌وکار خود اختصاص دهید.

نحوه فعال سازی AutoResponder در SmarterMail

در SmarterMail، هر کاربر ایمیل می‌تواند یک پاسخ خودکار (Auto Responder) راه‌اندازی کند که به‌طور خودکار پیام‌های ایمیل ارسال شده به آن آدرس را پاسخ دهد.

۱. ابتدا در اسمارترمیل (SmarterMail) وب‌میل خود (https://mail.yourdomain.com) و هر اکانت دیگری که می‌خواهد گزینه‌ی AutoResponder را فعال کنید، وارد شوید. به عنوان مثال: name@HostingAccountDomain.com))

۲. روی تنظیمات (Settings) در منوی ناوبری (navigation) سمت بالا کلیک کنید.

۳. سپس روی پاسخگوی خودکار (Auto-Responder) کلیک کنید.

۴. در این مرحله گزینه Enable Autoresponder را کلیک کنید.

۵. در آپشن‌هایی که به شما نمایش داده می‌شود، گزینه‌ی switch features که دو حالت on/off دارد، به نحوه پاسخگویی autoresponder اشاره می‌کند. «غیرفعال کردن پاسخ‌ها به میل‌های غیرمستقیم» مانع از پاسخ‌دهی خودکار به ایمیل‌هایی می‌شود که مستقیماً به شما خطاب نشده‌اند.

۶. در قسمت subject، می‌توانید موضوعی را که می‌خواهید برای آن پاسخ خودکار ارسال شود را وارد کنید.

۷. در قسمت Options،”HTML” یا “Text” را از کادر کشویی “Message Format” انتخاب کنید.

۸. روی دکمه ذخیره (Save) کلیک کنید.

توجه: اگر Autoresponder در قسمت ناوبری (navigation pane) نمایش داده نمی‌شود، مدیر سیستم باید Autoresponders را در تنظیمات Antispam با استفاده از گزینه Options card > Autoresponders setting فعال کند.

امکانات پاسخ خودکار در اسمارترمیل

هنگامی که از پاسخ خودکار SmarterMail استفاده می‌کنید، می‌توانید موارد زیر را برای پاسخ خودکار خود تنظیم کنید:

موضوع (Subject): کلمات یا عباراتی که در بخش (Subject) ایمیل ارسال شده ظاهر می‌شود.

مطلب مرتبط TLD چیست و انواع مختلف آن کدامند؟

ارسال پاسخ به کاربران دامنه یا همان اسمارترمیل (Domain Users): پیامی که به‌طور خودکار به اکانت‌های دیگر اسمارترمیل (SmarterMail) ارسال می‌شود. با استفاده از این گزینه می‌توانید پاسخ‌های خود را با فرمت HTML ایجاد کنید و شامل متن، پیوندها، تصاویر و موارد دیگر باشند.

ارسال پاسخ به همه افراد (Everyone Else): این پیام برای تمامی کاربران خارج از دامنه شما ارسال می‌شود.

جمع‌بندی: ارسال پاسخ خودکار از اسمارترمیل

در این مقاله درباره‌ی Auto Responder و مزایای آن صحبت کردیم. اشاره کردیم که این ابزار باعث بهبود کارایی و سازماندهی امور روزانه، ارتقای رضایت مشتریان، افزایش بهره‌وری و توسعه کسب‌وکار می‌شود. با استفاده از پاسخ‌های خودکار می‌توانید به سرعت و با کیفیت بالا به پیام‌های مشتریان و مخاطبان پاسخ دهید و تعداد پرسش‌های تکراری را کاهش دهید. همچنین، این ابزار به شما اجازه می‌دهد تا زمان بیشتری را به مدیریت و بهبود کسب‌وکار خود اختصاص دهید. در انتها نیز نحوه‌ فعال سازی Auto Responder اسمارتر میل را مرحله به مرحله توضیح دادیم.

برتینا ارائه‌دهنده هاست ایمیل با بالاترین کیفیت است. سرویس هاستینگ ایمیل برتینا، به شما امکان ساخت ایمیل قدرتمند مطابق با نام دامنه‌ی اختصاصی خود به وسیله‌ی میل سرور قدرتمند Smartermail را می‌دهد. برای مشاوره می‌توانید از طریق شماره ۶۱۰۶۴-۰۲۱ با کارشناسان برتینا تماس بگیرید.